Als u personeel in dienst heeft, moet u in de regel per loontijdvak loonheffing inhouden en afdragen aan de Belastingdienst. Klinkt eenvoudig, maar in de praktijk gaat het hier vaak mis. De berekening hangt af van meerdere componenten, tabellen en percentages, en die wijzigen elk jaar. Een fout in de aangifte ontdekt u meestal pas als de naheffing op de mat valt.
In dit artikel leggen wij u stap voor stap uit wat loonheffing is, hoe het werkt, welke tabellen er zijn en waar het in de praktijk vaak misgaat. Geen omhaal, gewoon de feiten op een rij.
Wat is loonheffing?
Loonheffing is de verzamelnaam voor de loonbelasting, premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de bijdrage Zorgverzekeringswet die via de loonaangifte worden afgedragen aan de Belastingdienst. Een deel ervan houdt u in op het loon van uw werknemer; een ander deel komt voor rekening van u als werkgever.
In de loonheffing spelen verschillende onderdelen mee. Het gaat om inhoudingen op het loon van uw werknemer én om werkgeverslasten die u zelf draagt:
- Loonbelasting, een voorheffing op de inkomstenbelasting van uw werknemer. Deze houdt u in op het brutoloon.
- Premies volksverzekeringen voor AOW, Anw en Wlz. Ook deze worden ingehouden op het loon, gezamenlijk met de loonbelasting.
- Premies werknemersverzekeringen. Dit zijn werkgeverspremies die via de loonaangifte worden afgedragen, voor regelingen zoals de WW en de WIA. Ze worden niet ingehouden op het brutoloon van de werknemer.
- Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw). In de meeste reguliere dienstverbanden wordt deze bijdrage door de werkgever afgedragen.
Belangrijk om te onthouden: niet alles wordt ingehouden op het brutoloon van de werknemer. De loonbelasting en premies volksverzekeringen wel, de werkgeverspremies en de werkgeversheffing Zvw zijn aanvullende kosten voor u als werkgever. Alles bij elkaar wordt via de aangifte loonheffingen aan de Belastingdienst afgedragen.
Wat is het verschil tussen loonheffing en loonbelasting?
Loonbelasting en loonheffing worden vaak door elkaar gebruikt, maar er is een duidelijk verschil:
- Loonbelasting is alléén de belasting die u inhoudt op het loon. Dit is een voorheffing op de inkomstenbelasting van uw werknemer.
- Loonheffing is de verzamelnaam voor de loonbelasting plus de premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de bijdrage Zorgverzekeringswet.
Kortom: loonbelasting is één onderdeel van de loonheffing. Op de loonstrook staan beide soms apart, soms samen onder de noemer ‘loonheffing’. In de aangifte loonheffingen draagt u alle componenten in één keer af aan de Belastingdienst.
Voor wie en wanneer geldt loonheffing?
U moet loonheffing toepassen op vrijwel alle vormen van loon. Dat geldt voor:
- Vaste medewerkers in loondienst.
- Tijdelijke krachten en contracten voor bepaalde tijd.
- Oproepkrachten en flexwerkers.
- BBL-leerlingen, die meestal als reguliere werknemer in dienst zijn.
- Stagiairs, in bepaalde situaties. Of er loonheffing verschuldigd is, hangt af van de aard van de stage en de hoogte van een eventuele stagevergoeding.
- Werknemers met meerdere banen, waarbij de loonheffingskorting maar bij één werkgever tegelijk mag worden toegepast.
Korte regel: zodra er sprake is van een dienstbetrekking en u loon uitbetaalt, geldt loonheffing. Ook bij kleine bedragen kan loonheffing van toepassing zijn. De exacte berekening hangt af van de situatie en de geldende tabellen.
Hoe werkt loonheffing in de praktijk?
In de praktijk doorloopt u maandelijks dezelfde stappen. Het ziet er ongeveer zo uit:
- Loon vaststellen. U bepaalt het brutoloon van uw werknemer over de loonperiode (maand of vier weken).
- Tabel toepassen. U zoekt het juiste tarief op in de loonbelastingtabel die van toepassing is (wit, groen of bijzonder tarief).
- Heffingskortingen verrekenen. Als uw werknemer de loonheffingskorting laat toepassen, verrekent u deze in de berekening.
- Premies werknemersverzekeringen berekenen. U berekent de premies voor de werknemersverzekeringen (zoals WW en WIA) op basis van het premieloon.
- Bijdrage Zvw berekenen. U bepaalt de werkgeversbijdrage Zorgverzekeringswet.
- Loonstrook opstellen. U verwerkt alles in een loonstrook en bewaart deze in uw salarisadministratie.
- Aangifte loonheffingen indienen. U doet aangifte per aangiftetijdvak, meestal per maand of per vier weken.
- Afdragen. U betaalt het verschuldigde bedrag aan de Belastingdienst onder vermelding van het juiste betalingskenmerk.
Deze cyclus herhaalt zich elke loonperiode. Bij een wijziging in salaris, een nieuwe medewerker of een uitdiensttreding moet u tussentijds corrigeren. Aan het eind van het jaar moeten alle aangiftes bovendien aansluiten op de jaaropgaves van uw medewerkers.
Een uitgebreide uitleg van het volledige proces van begin tot eind leest u in onze blog Hoe werkt salarisadministratie stap voor stap?
Welke loonheffingstabellen zijn er?
De Belastingdienst stelt jaarlijks tabellen vast waarmee u de loonheffing berekent. Er zijn drie hoofdtabellen.
Witte tabel
De witte tabel gebruikt u voor regulier loon uit een tegenwoordige dienstbetrekking. Denk aan het maandsalaris, het vakantiegeld en eventuele toeslagen.
Groene tabel
De groene tabel geldt voor loon uit een vroegere dienstbetrekking. Bijvoorbeeld bij pensioenuitkeringen, ontslagvergoedingen of een uitkering die door u als werkgever wordt doorbetaald.
Tabel bijzondere beloningen (bijzonder tarief)
Deze tabel past u toe op eenmalige of onregelmatige uitbetalingen, zoals een bonus, dertiende maand of overuren.
De Belastingdienst publiceert rond het einde van het jaar de definitieve tabellen voor het komende jaar in het Handboek Loonheffingen. De tarieven en schijfgrenzen worden jaarlijks aangepast en sluiten aan op de inkomstenbelasting in box 1. Werkt u met salarissoftware, dan worden de tabellen meestal automatisch bijgewerkt. Wij werken met actuele tabellen en signaleren cao-wijzigingen in onze verwerking, zodat u niet zelf hoeft bij te houden wanneer er iets verandert.
Wat is loonheffing bijzonder tarief?
Het bijzonder tarief is de loonheffing die u toepast op eenmalige of onregelmatige beloningen. Concreet gaat het om:
- Vakantiegeld
- Dertiende maand
- Bonussen
- Overuren
- Uitbetaling van niet-opgenomen vakantiedagen
Daarnaast zijn er situatie-afhankelijke categorieën waarvoor het bijzonder tarief in beeld kan komen, zoals ontslagvergoedingen. Of en hoe het bijzonder tarief van toepassing is, hangt dan af van de aard en samenstelling van de uitbetaling. Laat dit per situatie beoordelen.
Over deze bedragen geldt geen loonheffingskorting, en daarom valt het percentage hoger uit dan over het reguliere loon. Het percentage hangt af van het jaarloon van uw werknemer in het voorgaande kalenderjaar (het ‘Jaarloon BT’) en is opgenomen in de tabel bijzondere beloningen.
Hoe past u het bijzonder tarief toe?
- Bepaal de juiste tabel: wit of groen, met of zonder loonheffingskorting, en onder of vanaf AOW-leeftijd.
- Kijk in de tabel bijzondere beloningen welk percentage hoort bij het Jaarloon BT van de werknemer.
- Pas dit percentage toe op het brutobedrag van de bijzondere beloning.
Het bijzonder tarief voelt voor uw werknemer vaak als een hoge inhouding, maar het is geen extra belasting. Loonheffing is een voorheffing op de inkomstenbelasting en wordt bij de aangifte inkomstenbelasting verrekend. Afhankelijk van de totale jaarsituatie volgt daaruit een teruggaaf of bijbetaling.
Wanneer moet u loonheffing afdragen?
U dient de aangifte loonheffingen in en betaalt het verschuldigde bedrag per loontijdvak. Dit is meestal:
- Per maand, voor de meeste werkgevers het standaardtijdvak.
- Per vier weken, bij werkgevers die in vier-wekelijkse periodes verlonen.
Voor elk tijdvak gelden specifieke uiterste indien- en betaaldatums. De Belastingdienst publiceert hiervoor jaarlijks een aangiftekalender met alle aangiftetijdvakken en bijbehorende deadlines. Voor maandaangiftes ligt de deadline doorgaans in de maand die volgt op het loontijdvak.
Te laat aangifte doen of te laat betalen leidt meestal tot een verzuimboete. Bij ernstige of herhaalde nalatigheid kan de Belastingdienst overgaan tot een vergrijpboete; daarvoor is wel zwaardere verwijtbaarheid vereist.
Bij Goedverlonen.nl ontvangt u na elke loonrun direct de opgave loonheffing inclusief betalingskenmerk en uiterste betaaldatum, zodat u alleen nog hoeft over te schrijven. Hoe wij dat in onze werkwijze precies aanpakken, leest u op de pagina werkwijze.
Loonheffingennummer aanvragen
Voordat u loonheffing kunt afdragen, heeft u een loonheffingennummer nodig. Dit is het nummer waaronder uw bedrijf bij de Belastingdienst geregistreerd staat als werkgever. Zonder dit nummer kunt u geen aangifte loonheffingen doen.
U vraagt het loonheffingennummer aan bij de Belastingdienst via het formulier Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever. U heeft daarvoor onder andere nodig:
- De bedrijfsgegevens (KvK-nummer, rechtsvorm, adres).
- De startdatum van de eerste werknemer.
- Het verwachte aantal werknemers.
Na verwerking door de Belastingdienst ontvangt u uw loonheffingennummer. Dit nummer gebruikt u bij elke aangifte en correspondentie met de Belastingdienst. Bij ons kunt u het loonheffingennummer aanleveren bij de aanmelding van uw bedrijf, zodat wij uw salarisadministratie meteen correct kunnen inrichten.
Wat gaat er vaak mis?
Loonheffing is foutgevoelig. Een aantal fouten komt regelmatig voor en kan grote gevolgen hebben:
1. Verkeerde tabel toegepast De witte en groene tabel worden door elkaar gehaald, of bij een eenmalige uitbetaling wordt het reguliere tarief gebruikt in plaats van het bijzonder tarief. Resultaat: te weinig of te veel ingehouden loonheffing en correcties achteraf.
2. Loonheffingskorting onterecht toegepast De korting mag maar bij één werkgever tegelijk worden toegepast. Bij een werknemer met twee banen wordt dit nogal eens vergeten, met een naheffing voor de werknemer als gevolg.
3. Werknemers met AOW-leeftijd niet correct verwerkt Bij het bereiken van de AOW-leeftijd vervalt de premieplicht voor de AOW. Dit moet correct worden aangepast in de berekening.
4. Aangifte te laat ingediend of betaald Een gemiste deadline leidt meestal tot een verzuimboete. Bij ernstige of herhaalde nalatigheid kan een zwaardere boete volgen.
5. Onjuiste verwerking van het bijzonder tarief Het Jaarloon BT wordt niet geactualiseerd na een salarisverhoging, of het verkeerde percentage wordt toegepast. Dat zorgt voor verrassingen bij de eindafrekening van de werknemer.
6. Foutief loonheffingennummer in de aangifte Een tikfout in de aangifte zorgt direct voor een afwijzing en, als u te laat bent, voor een boete.
7. Niet-aansluitende jaaropgaves Aan het eind van het jaar moeten alle aangiftes optellen tot wat er op de jaaropgaves van uw medewerkers staat. Een fout in een eerdere maand betekent corrigeren in een volgende aangifte. Dat werkt door tot in de jaaropgave en kan ook gevolgen hebben voor de aangifte inkomstenbelasting van uw werknemer.
Een fout in de loonheffing blijft zelden beperkt tot één moment. Het werkt door in volgende periodes, in de jaaropgave en soms in de aangifte van uw werknemer. Daarom moet de loonheffing niet één keer goed gaan, maar elke periode opnieuw.
Hoe blijft u zonder zorgen op koers?
Loonheffing is geen ingewikkeld onderwerp om uit te leggen. Maar het correct verwerken (elke maand, op tijd, met de juiste tabel, kortingen en percentages) is specialistenwerk. Een kleine vergissing in januari werkt door in elke volgende aangifte en in de jaaropgave. Dat lost u niet op met goede wil; dat lost u op met routine, vakkennis en de juiste software. Twijfelt u of u dit zelf wilt blijven doen, lees dan onze blog Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden? voor de afweging.
Als u uw salarisadministratie aan Goedverlonen.nl uitbesteedt, ziet de rolverdeling er als volgt uit.
Wat u als werkgever aanlevert:
- De gewerkte uren en personeelsmutaties per loonperiode.
- Wijzigingen in salaris, contracten of dienstverbanden.
- Eenmalige uitbetalingen zoals bonussen of vakantiegeld.
Wat wij voor u verwerken:
- De loonstroken, met toepassing van de juiste tabel en percentages.
- De aangifte loonheffingen per aangiftetijdvak.
- De opgave loonheffing inclusief betalingskenmerk en uiterste betaaldatum.
- Het signaleren van cao-wijzigingen die uw verwerking raken.
- De jaaropgaves aan het einde van het jaar.
Wat u zelf nog doet:
- Het bedrag aan loonheffing afdragen aan de Belastingdienst, met het door ons aangeleverde betalingskenmerk en de uiterste betaaldatum.
- De netto lonen overmaken naar uw werknemers, of dit doen op basis van het door ons aangeleverde SEPA-betaalbestand.
Wij werken met vaste all-in tarieven, zonder aanloopkosten, abonnementskosten of verrassingen achteraf. U hoeft er zelf geen omkijken meer naar te hebben. Wij houden niet van gedoe, en u waarschijnlijk ook niet.
Wilt u uw salarisadministratie uitbesteden? Bekijk onze tarieven, meld uw bedrijf aan of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Veelgestelde vragen over loonheffing
Nee. Loonbelasting is een onderdeel van de loonheffing. Loonheffing is de verzamelnaam voor loonbelasting, premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de bijdrage Zorgverzekeringswet.
Op bijzondere beloningen wordt geen loonheffingskorting toegepast. Daardoor valt het percentage hoger uit dan over het reguliere loon. Te veel ingehouden loonheffing wordt bij de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting verrekend.
Per aangiftetijdvak, meestal per maand of per vier weken. De Belastingdienst publiceert jaarlijks een aangiftekalender met de exacte uiterste indien- en betaaldatums per tijdvak.
Voor de fiscale verplichting heeft u een loonheffingennummer nodig: zonder dit nummer kunt u geen aangifte loonheffingen doen. Het feitelijk uitbetalen van loon staat los van die fiscale verplichting, maar zodra u personeel in dienst heeft en loonheffing verschuldigd bent, is het loonheffingennummer onmisbaar om aan uw verplichtingen te voldoen.
U krijgt meestal een verzuimboete van de Belastingdienst. Bij ernstige of herhaalde nalatigheid kan een zwaardere boete volgen. Daarnaast kan rente worden berekend over het te laat afgedragen bedrag.
