Een loonstrook is het verplichte maandelijkse overzicht van het loon van uw medewerker: wat er bruto verdiend is, wat er ingehouden wordt en wat er netto uitbetaald wordt. In dit artikel leggen wij elk onderdeel uit.
Als werkgever bent u verplicht iedere medewerker een loonstrook te verstrekken. Toch weten veel werkgevers niet precies wat alle regels en bedragen op de loonstrook betekenen. Dat is begrijpelijk. Een loonstrook bestaat uit meerdere onderdelen die elk een eigen fiscale achtergrond hebben. In dit artikel leggen wij ze stuk voor stuk uit.
Waarom is een loonstrook verplicht?
De verplichting om een loonstrook te verstrekken is vastgelegd in de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag. U bent als werkgever verplicht een loonstrook te verstrekken bij de eerste loonbetaling en daarna iedere keer als er iets verandert in het loon of de inhoudingen. In de praktijk verstrekken de meeste werkgevers maandelijks een loonstrook, ook als er niets wijzigt. Dat voorkomt vragen en geeft medewerkers structureel inzicht in hun loon.
Op de loonstrook moeten wettelijk minimaal staan: het brutoloon, de toegepaste inhoudingen, het nettoloon en de periode waarover het loon wordt betaald.
De onderdelen van een loonstrook
1. Brutoloon
Het brutoloon is het overeengekomen salaris voor inhoudingen. Dit is het bedrag dat in het arbeidscontract staat. Eventuele toeslagen, overuren of eenmalige uitbetalingen zoals een bonus worden hier apart bij opgeteld als ze in die periode worden uitbetaald. Het brutoloon is het startpunt van de loonstrook. Alle inhoudingen worden hierop berekend.
2. Vakantiegeld
Vakantiegeld bedraagt wettelijk minimaal 8% van het brutoloon. Het wordt doorgaans maandelijks opgebouwd en eenmaal per jaar uitbetaald, meestal in mei of juni. Op de loonstrook ziet u iedere maand de opbouw terug als een gereserveerd bedrag. Wanneer het wordt uitbetaald, verschijnt het als aparte post op de loonstrook van die maand.
Sommige cao’s schrijven voor dat vakantiegeld maandelijks wordt uitbetaald in plaats van eenmaal per jaar. Controleer altijd de toepasselijke cao voor uw branche.
3. Loonheffing
Loonheffing is de belasting die u als werkgever inhoudt op het brutoloon en afdraagt aan de Belastingdienst. Hoeveel loonheffing wordt ingehouden hangt af van de hoogte van het loon, de toepasselijke loonbelastingtabel en of de loonheffingskorting wordt toegepast. Wilt u meer weten over hoe loonheffing precies werkt? Lees dan ons artikel Wat is loonheffing?
Loonheffingskorting. De loonheffingskorting is een belastingkorting waar de meeste medewerkers recht op hebben. Wanneer die van toepassing is, wordt er minder loonheffing ingehouden. De medewerker geeft zelf aan of de korting toegepast moet worden. De korting mag maar bij één werkgever tegelijk worden toegepast. Staat er op de loonstrook “met loonheffingskorting”, dan is de korting actief.
4. Premie Zorgverzekeringswet (ZVW)
Naast loonheffing wordt ook de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet ingehouden. Deze premie is voor rekening van de werknemer en wordt zichtbaar als aparte regel op de loonstrook. Als werkgever draagt u daarnaast een werkgeverspremie ZVW af, maar die staat doorgaans niet op de loonstrook van de medewerker.
5. Pensioenpremie
Als uw branche of cao een pensioenregeling verplicht stelt, dan wordt ook de werknemersbijdrage aan het pensioenfonds op de loonstrook vermeld. Het werkgeversdeel van de pensioenpremie staat er soms ook op, maar dat wordt niet ingehouden op het nettoloon van de medewerker. Goedverlonen.nl verzorgt de aanlevering aan het pensioenfonds als onderdeel van de vaste dienstverlening.
6. Nettoloon
Het nettoloon is wat er na alle inhoudingen overblijft. Dit is het bedrag dat daadwerkelijk op de bankrekening van de medewerker wordt gestort. Het verschil tussen bruto en netto kan fors zijn, zeker bij hogere salarissen of wanneer bijzondere beloningen worden uitbetaald.
Cumulatieven
Onderaan de loonstrook staat vaak een overzicht van de cumulatieve bedragen: het totale brutoloon, de totale inhoudingen en het totale nettoloon over het jaar tot dan toe. Deze cijfers zijn onder andere nodig voor de jaaropgave aan het einde van het jaar. Medewerkers ontvangen de jaaropgave doorgaans in januari of februari en hebben die nodig voor hun belastingaangifte.
Wat staat er niet op de loonstrook maar betaalt u als werkgever wel?
Een loonstrook toont wat er op het loon van de medewerker wordt ingehouden. Maar als werkgever betaalt u meer dan alleen het nettoloon. Een deel van de kosten is voor uw rekening en staat doorgaans niet op de loonstrook van de medewerker.
De werkgeverspremie ZVW betaalt u bovenop het brutoloon van de medewerker. In 2026 bedraagt die premie 6,51% over het loon, tot een maximum dagloon. Daarnaast betaalt u als werkgever de WW-premie, de WAO/WIA-premie en, afhankelijk van de branche, een bijdrage aan het sectorfonds. Al deze kosten vormen samen de totale loonkosten per medewerker, ook wel de werkgeverslasten genoemd. Die liggen structureel hoger dan het brutoloon dat op de loonstrook staat.
Wilt u weten wat een medewerker u per maand werkelijk kost? Dan telt u bij het brutoloon op: vakantiegeld (8%), de werkgeverspremies ZVW, WW en WIA, en eventueel een werkgeversbijdrage pensioen. Goedverlonen.nl geeft u na iedere verloningsperiode een helder overzicht van de volledige loonkosten.
Loonstrook bij bijzondere beloningen: het bijzonder tarief
Niet elke uitbetaling wordt op dezelfde manier belast. Bij een bonus, dertiende maand, uitbetaling van vakantiedagen of een ontslagvergoeding geldt het bijzonder tarief in plaats van het normale loonheffingstarief.
Het bijzonder tarief is gebaseerd op het jaarloon van de medewerker in het voorgaande jaar, het zogenaamde Jaarloon BT. De Belastingdienst stelt jaarlijks een tabel vast met de bijbehorende percentages. Over bijzondere beloningen geldt geen loonheffingskorting, waardoor de inhouding hoger uitvalt dan over het reguliere maandloon. Dat verklaart waarom medewerkers soms verbaasd reageren als er van een bonus minder overblijft dan verwacht.
Op de loonstrook van de maand waarin de bijzondere beloning wordt uitbetaald, ziet u deze als aparte post staan, met het toegepaste tarief erbij. Bij Goedverlonen.nl verwerken wij bijzondere beloningen correct en passen wij het juiste tarief automatisch toe.
Let op bij vakantiedagen uitbetalen. Uitbetaling van niet-opgenomen vakantiedagen bij uitdiensttreding valt ook onder het bijzonder tarief. Dit is een veelgemaakte fout bij werkgevers die de salarisadministratie zelf doen. Een verkeerd toegepast tarief leidt tot correcties achteraf en mogelijke naheffingen van de Belastingdienst.
Hoe werkt het maandelijkse proces van loonstrook tot betaling?
Een loonstrook is het resultaat van een vast maandelijks proces. Dat proces begint niet bij het berekenen van het loon, maar bij het aanleveren van de juiste gegevens. Wie dat proces begrijpt, weet ook wat er van hem als werkgever verwacht wordt.
Elke periode levert u als werkgever de mutaties aan: gewerkte uren, overuren, ziektedagen, salariswijzigingen, nieuwe medewerkers of uitdiensttredingen. Op basis van die gegevens berekent de salarisadministrateur het loon, stelt de loonstroken op en verzorgt de aangifte loonheffingen. U ontvangt vervolgens de loonstroken, een SEPA betaalbestand voor de nettoloonbetalingen en de opgave loonheffing met betalingskenmerk en uiterste betaaldatum.
Bij Goedverlonen.nl streven wij ernaar de loonstroken en opgave loonheffing binnen 48 uur na ontvangst van de mutaties te verstrekken op werkdagen. U hoeft daarna alleen nog het nettoloon over te maken op basis van het betaalbestand en de loonheffing af te dragen aan de Belastingdienst voor de uiterste betaaldatum. Meer over deze werkwijze leest u op onze pagina Hoe werkt het.
Hoe lang moet u loonstroken bewaren?
Als werkgever bent u verplicht uw loonadministratie minimaal zeven jaar te bewaren. Dit volgt uit de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst. Die termijn geldt voor de volledige loonadministratie: de loonstroken zelf, de aangifte loonheffingen, de jaaropgaven en alle bijbehorende mutaties en berekeningen.
De bewaartermijn van zeven jaar geldt ook als u de salarisadministratie uitbesteedt. U blijft als werkgever verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van de gegevens. Bij een boekenonderzoek door de Belastingdienst moet u de loongegevens kunnen overleggen. Bij Goedverlonen.nl worden loonstroken en jaaropgaven digitaal opgeslagen en zijn ze via een beveiligde app toegankelijk voor zowel u als uw medewerkers.
Voor de persoonsgegevens van medewerkers gelden daarnaast de bewaartermijnen uit de AVG. Die kunnen afwijken per type gegeven. Raadpleeg bij twijfel een specialist op het gebied van gegevensbescherming.
Wat doet u als er een fout op de loonstrook staat?
Een fout op een loonstrook is vervelend maar niet ongewoon. Denk aan een verkeerd aantal uren, een vergeten toeslag of een onjuiste toepassing van de loonheffingskorting. Zodra u of uw medewerker een fout constateert, moet die gecorrigeerd worden in de eerstvolgende verloningsperiode. Correcties werken door in de aangifte loonheffingen, dus het is belangrijk dit niet te lang uit te stellen.
Bij Goedverlonen.nl zijn correcties en herberekeningen standaard inbegrepen in het all-in tarief. U betaalt daar niet extra voor.
Loonstrook en salarisadministratie uitbesteden
De loonstrook is het zichtbare eindresultaat van de salarisverwerking, maar er gaat veel aan vooraf. Denk aan het verwerken van mutaties, het volgen van de cao, de aangifte loonheffingen en de aanlevering aan het pensioenfonds. Wie dat proces wil begrijpen, leest meer op onze pagina Hoe werkt salarisadministratie stap voor stap?
Overweegt u uw salarisadministratie uit te besteden? Lees dan ook Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden? voor een eerlijke vergelijking.
Veelgestelde vragen over de loonstrook
Hoe vaak moet ik een loonstrook verstrekken?
Bij de eerste loonbetaling altijd, en daarna iedere keer als er iets wijzigt in het loon of de inhoudingen. In de praktijk verstrekken de meeste werkgevers maandelijks een loonstrook, ook als er niets verandert.
Mag een loonstrook digitaal?
Ja. Een digitale loonstrook is wettelijk toegestaan, mits de medewerker er toegang toe heeft en de loonstrook kan bewaren of downloaden. Bij Goedverlonen.nl worden loonstroken digitaal verstrekt via een beveiligde app.
Wat is het verschil tussen bruto en netto loon?
Het brutoloon is het overeengekomen salaris voor inhoudingen. Het nettoloon is wat er na loonheffing, premies en eventuele pensioenbijdrage overblijft en daadwerkelijk op de rekening van de medewerker wordt gestort.
Wat is de loonheffingskorting?
Een belastingkorting die wordt toegepast op de loonheffing. Wanneer van toepassing wordt er minder ingehouden. De korting mag maar bij één werkgever tegelijk worden toegepast. De medewerker geeft zelf aan of de korting actief moet zijn.
Hoe lang moet ik loonstroken bewaren?
Als werkgever bent u verplicht loonstroken en loongegevens minimaal zeven jaar te bewaren. Dit volgt uit de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.
Wie is verantwoordelijk voor een correcte loonstrook?
Als werkgever bent u eindverantwoordelijk voor een correcte salarisverwerking. Bij uitbesteding verzorgt het salariskantoor de berekening en de aangifte. U levert de juiste gegevens aan en blijft eindverantwoordelijk voor de tijdige betaling.
Wilt u er zeker van zijn dat uw loonstroken altijd kloppen? Bij Goedverlonen.nl verwerken wij de salarisadministratie digitaal, inclusief correcties en herberekeningen, tegen een vast all-in tarief per loonstrook. Geen verrassingen achteraf.
