Een jaaropgave is het jaarlijkse overzicht van het totale loon en de ingehouden belasting van een medewerker. Als werkgever bent u verplicht die elk jaar te verstrekken. In dit artikel leggen wij uit wat erin staat, wanneer de deadline is en wat u als werkgever moet weten.
Veel werkgevers weten dat ze een jaaropgave moeten verstrekken, maar minder werkgevers weten precies wat erin staat, wanneer de deadline valt en wat er mis kan gaan als de cijfers niet kloppen. Hieronder leggen wij het stap voor stap uit.
Een jaaropgave is een samenvatting van alle loonstroken over het afgelopen kalenderjaar. Waar een loonstrook een maandelijks overzicht geeft van het loon en de inhoudingen, brengt de jaaropgave alles samen in één document. Medewerkers hebben die nodig voor hun aangifte inkomstenbelasting. De Belastingdienst controleert aan de hand van de jaaropgave of er te veel of te weinig belasting is ingehouden over het jaar.
De jaaropgave is geen los document dat u zelf opstelt. Het is de directe uitkomst van de loonadministratie over het hele jaar. Als de cumulatieven op de maandelijkse loonstroken kloppen, klopt de jaaropgave ook. Dat is precies waarom een correcte salarisadministratie gedurende het hele jaar zo belangrijk is. Fouten in maart werken in december nog door in de jaaropgave.
Wat staat er op een jaaropgave?
De inhoud van een jaaropgave is wettelijk vastgelegd. De volgende gegevens moeten er altijd op staan.
Totaal brutoloon
Het totale brutoloon dat de medewerker over het kalenderjaar heeft ontvangen, inclusief vakantiegeld, toeslagen, overuren en eventuele bijzondere beloningen zoals een bonus of dertiende maand. Dit is het bedrag waarover de loonheffing is berekend.
Ingehouden loonheffing
Het totale bedrag aan loonheffing dat u als werkgever over het jaar heeft ingehouden en afgedragen aan de Belastingdienst. Medewerkers verrekenen dit bedrag in hun aangifte inkomstenbelasting. Als er te veel is ingehouden krijgen zij belasting terug. Als er te weinig is ingehouden moeten zij bijbetalen.
Loonheffingskorting toegepast
Op de jaaropgave staat aangegeven of de loonheffingskorting is toegepast. De korting mag maar bij één werkgever tegelijk worden toegepast. Als die bij meerdere werkgevers tegelijk is toegepast, leidt dat vrijwel altijd tot een naheffing bij de belastingaangifte van de medewerker.
Naam, BSN en werkgeversgegevens
De jaaropgave vermeldt de naam en het burgerservicenummer van de medewerker, het loonheffingennummer van de werkgever en de naam en het adres van het bedrijf. Deze gegevens zijn nodig voor de Belastingdienst om de aangifte te koppelen aan het juiste dossier.
Meerdere jaaropgaven in een jaar. Als een medewerker in de loop van het jaar in dienst is gekomen, of als er tussentijds iets is gewijzigd in de arbeidsrelatie, kan een medewerker meerdere jaaropgaven ontvangen van dezelfde werkgever. Elke jaaropgave geldt dan voor een afzonderlijke periode. Medewerkers moeten alle jaaropgaven meenemen in hun belastingaangifte.
Wanneer moet u de jaaropgave verstrekken?
U bent als werkgever verplicht de jaaropgave uiterlijk voor 1 februari van het jaar volgend op het kalenderjaar te verstrekken. Voor het jaar 2025 moet de jaaropgave dus uiterlijk 1 februari 2026 beschikbaar zijn voor de medewerker. Die deadline staat vast en geldt ongeacht de omvang van uw organisatie.
Wat is het verschil tussen een loonstrook en een jaaropgave?
Een loonstrook en een jaaropgave bevatten grotendeels dezelfde soort informatie, maar voor een andere periode en met een ander doel.
Een loonstrook geeft het loon en de inhoudingen van een specifieke periode, doorgaans een maand. De jaaropgave telt alle loonstroken van het hele kalenderjaar bij elkaar op en geeft het totaalplaatje. Waar de loonstrook bedoeld is om de medewerker maandelijks inzicht te geven in zijn loon, is de jaaropgave bedoeld voor de belastingaangifte. De cumulatieven onderaan elke loonstrook vormen samen de basis voor de jaaropgave.
Wat doet een medewerker met de jaaropgave?
Medewerkers gebruiken de jaaropgave om hun aangifte inkomstenbelasting in te vullen. De Belastingdienst vult de aangifte tegenwoordig voor een groot deel automatisch in via MijnBelastingdienst, maar medewerkers moeten de gegevens controleren en aanvullen op basis van hun jaaropgave.
Als er over het jaar te veel loonheffing is ingehouden, bijvoorbeeld doordat de medewerker een deel van het jaar niet heeft gewerkt of recht had op aftrekposten, dan krijgt hij of zij belasting terug. Is er te weinig ingehouden, dan volgt een naheffing. Dat laatste komt voor als de loonheffingskorting bij meerdere werkgevers tegelijk is toegepast, of als de medewerker naast zijn dienstverband nog andere inkomsten had.
Oud-medewerker vraagt om een kopie. Het kan voorkomen dat een oud-medewerker u vraagt om een kopie van de jaaropgave, bijvoorbeeld voor een hypotheekaanvraag of een toeslagcheck. U bent verplicht die te verstrekken. Bij Goedverlonen.nl zijn jaaropgaven digitaal beschikbaar via de app, zodat medewerkers die zelf kunnen downloaden zonder dat u daar telkens iets voor hoeft te doen.
Wat als de jaaropgave niet klopt?
Als een medewerker een fout ontdekt in de jaaropgave, moet u die corrigeren. Een fout in de jaaropgave is altijd het gevolg van een fout eerder in de loonadministratie: een verkeerd verwerkte mutatie, een onjuist tarief of een periode waarbij de loonheffingskorting fout is ingesteld. U kunt een gecorrigeerde jaaropgave uitreiken. De medewerker gebruikt dan de gecorrigeerde versie voor zijn belastingaangifte.
Als de fout ook gevolgen heeft voor de aangifte loonheffingen die u al heeft ingediend, moet u een correctie indienen bij de Belastingdienst. Dit is specialistenwerk. Bij Goedverlonen.nl verzorgen wij correcties en herberekeningen als standaard onderdeel van de dienstverlening, zonder extra kosten. Meer over ons proces leest u op de pagina Hoe werkt salarisadministratie stap voor stap?
Jaaropgave en salarisadministratie uitbesteden
Als u uw salarisadministratie uitbesteedt aan Goedverlonen.nl, verzorgen wij de jaaropgaven automatisch als onderdeel van de vaste dienstverlening. U hoeft daar niets extra’s voor te doen of te betalen. Na de laatste loonrun van het jaar stellen wij de jaaropgaven op en zetten wij die klaar in de digitale app. Uw medewerkers kunnen ze daar zelf inzien en downloaden.
Overweegt u uw salarisadministratie uit te besteden? Lees dan ook Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden? voor een eerlijke vergelijking van de opties.
