Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden? Voor de meeste werkgevers is uitbesteden de rustigste keuze, zeker met meerdere medewerkers, wisselende uren of weinig tijd. Zelf doen kan alleen goed werken als u één of een paar eenvoudige loonstroken heeft, en de kennis en tijd om het foutloos te doen. In deze blog zetten we de verschillen op een rij, zodat u kunt kiezen wat bij uw bedrijf past.
Loonadministratie uitbesteden of zelf doen, de verschillen
| Onderwerp | Zelf doen | Uitbesteden |
|---|---|---|
| Tijd per maand | Loonrun, wijzigingen, vragen en aangifte | Alleen uren en wijzigingen doorgeven |
| Kennis | Bij u, elk jaar bijhouden | Bij het salariskantoor |
| Software | Zelf aanschaffen en bijhouden | Niet nodig |
| Aangifte loonheffingen | U doet zelf aangifte | Wordt voor u verzorgd |
| Bij ziekte of vakantie | Kwetsbaar als één persoon het doet | De verwerking loopt door |
| Kans op fouten | Groter zonder routine | Kleiner door vaste controles |
| Kosten | Software, tijd en eventuele correcties | Een prijs per loonstrook |
| Eindverantwoordelijkheid | Bij u | Bij u, de uitvoering bij het kantoor |
De keuze draait dus niet alleen om geld, maar om wat u zelf in huis heeft: kennis, tijd en iemand die het overneemt als u er niet bent.
Wanneer salarisadministratie uitbesteden?
Uitbesteden is de logische keuze als u zich in een of meer van deze situaties herkent:
- U heeft meerdere medewerkers. Elke loonstrook betekent werk, en elke wijziging een kans op een fout.
- Uw medewerkers werken wisselende uren. Elke periode andere uren en toeslagen kost tijd en vraagt precisie.
- Er komen regelmatig mensen bij of gaan er weg. In- en uitdienst vraagt telkens extra handelingen.
- U wilt de regels niet zelf bijhouden. Tabellen, premies en kortingen veranderen elk jaar.
- Eén persoon doet alles. Bij ziekte, vakantie of vertrek ligt de verwerking dan stil.
- U wilt geen risico op een boete. Een gemiste aangifte of betaling leidt meestal tot een verzuimboete.
Alle voordelen op een rij leest u in onze blog waarom salarisadministratie uitbesteden?
Wanneer kan zelf doen werken?
Zelf doen kan een optie zijn als al deze punten voor u gelden:
- U heeft één of enkele vaste loonstroken zonder veel wijzigingen.
- U heeft de kennis van loonheffing en premies in huis, en houdt die elk jaar bij.
- U heeft salarissoftware en elke periode tijd voor de verwerking en de aangifte.
- Iemand anders kan het overnemen bij ziekte of vakantie.
Twijfelt u bij één van deze punten, dan is uitbesteden meestal de verstandigere keuze.
Welke keuze past bij uw bedrijf?
Klein team met vaste medewerkers
Elke maand ongeveer dezelfde lonen. Zelf doen lijkt overzichtelijk, maar de aangiftes, jaaropgaven en jaarlijkse wijzigingen komen er altijd bij. Uitbesteden geeft rust en kost bij een vaste prijs per loonstrook weinig.
Bedrijf met oproepkrachten of wisselende uren
Denk aan horeca of retail. Elke periode andere uren en toeslagen, en regelmatig nieuwe mensen. Eén gemiste wijziging leidt tot correcties in de periodes erna. Hier ligt uitbesteden duidelijk voor de hand.
Groeiend bedrijf
Met elke nieuwe medewerker groeit het werk. Wat met twee loonstroken nog te overzien was, kost met tien al snel uren per maand. Bij uitbesteden betaalt u per loonstrook, dus de kosten groeien gewoon mee.
Wat kost zelf doen en wat kost uitbesteden?
Bij zelf doen betaalt u voor software en eventueel scholing. De grootste kostenpost staat niet op een factuur: uw eigen tijd, en het herstelwerk als er iets misgaat.
Bij uitbesteden betaalt u een prijs per loonstrook. Bij Goedverlonen.nl is dat vanaf € 7 all-in, zonder aanloopkosten, abonnementskosten of aanmeldkosten. Met vijf medewerkers is dat € 45 per maand. Bekijk onze tarieven.
Wat doet u nog zelf als u uitbesteedt?
Bij uitbesteden blijft het werk voor u beperkt:
- Per periode de uren en wijzigingen doorgeven.
- De netto lonen en de loonheffing betalen, met de opgave die u van ons krijgt.
- Als werkgever eindverantwoordelijk blijven voor een juiste loonadministratie.
De berekening, de loonstroken, de aangifte loonheffingen, de aanlevering aan het pensioenfonds en de jaaropgaven verzorgen wij.
Twijfelt u nog? Stel uzelf drie vragen
- Heb ik elke maand tijd voor de hele loonverwerking? Nee? Dan scheelt uitbesteden direct tijd.
- Heb ik de kennis, en houd ik die elk jaar bij? Nee? Dan voorkomt uitbesteden fouten.
- Loopt het door als ik ziek of op vakantie ben? Nee? Dan zorgt uitbesteden voor continuïteit.
Is het antwoord op één van deze vragen nee, dan is uitbesteden de verstandigere keuze.
Wilt u uw salarisadministratie uitbesteden? Bekijk onze werkwijze of neem contact met ons op.
Veelgestelde vragen
Voor de meeste werkgevers is uitbesteden beter, zeker met meerdere medewerkers of wisselende uren. Zelf doen kan bij één of enkele eenvoudige loonstroken, als u de kennis en tijd heeft.
Als u meerdere medewerkers heeft, als uren of personeel vaak wijzigen, als u de regels niet zelf wilt bijhouden, of als één persoon alles doet.
Er is geen vast aantal. Bij Goedverlonen.nl betaalt u per loonstrook zonder aanloopkosten, dus uitbesteden kan ook met één werknemer.
U blijft als werkgever eindverantwoordelijk voor een juiste loonadministratie. Het salariskantoor verzorgt de uitvoering en verkleint de kans op fouten.
Ja, dat kan het hele jaar. Komt u over van zelf doen of van een ander kantoor, dan gebruiken wij de laatst verwerkte loonstrook en aangifte als startpunt, met alle juiste reserveringen. Lees meer over overstappen van salarisadministratie.
